Iedere eigenaar maakt deel uit van de algemene vergadering. Dat is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom. Daar worden alle belangrijke besluiten genomen: welke werken zullen er gebeuren in de gemeenschappelijke ruimtes? Hoe worden de kosten zo laag mogelijk gehouden? Hoe worden de gemeenschappelijke ruimtes onderhouden of aangekleed? Welke veiligheidsmaatregelen voor het gebouw? Hoe maken we het samenleven zo aangenaam mogelijk?
De algemene vergadering is dus samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering.
Soms hebben de mede-eigenaars niets met elkaar gemeen, behalve dan dat ze in hetzelfde gebouw wonen. Er zijn gebouwen waar het publiek heel uiteenlopend is. Er kunnen verschillende generaties en verschillende culturen in één gebouw wonen. Het kan gaan om starters, investeerders, jonge gezinnen, senioren, families of alleenstaanden. Sommigen hebben hun hypotheeklening al afbetaald en anderen hebben zware schulden. Iedereen op één lijn krijgen, kan een echte hoofdbreker zijn.
WIE IS LID VAN DE ALGEMENE VERGADERING?
Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering. Bij de stemming heeft iedere mede-eigenaar het aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen.
MOET IK ALS MEDE-EIGENAAR ALTIJD AANWEZIG ZIJN OP ELKE ALGEMENE VERGADERING?
Het is in theorie niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker nuttig om naar elke algemene vergadering te gaan. Want daar worden beslissingen genomen die ook voor jou belangrijk zijn. Je noteert dus best steeds de datum van de volgende vergadering in je agenda. Je kan je ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of door een werknemer van de mede-eigendom, zoals de conciërge, of zelfs door een vriend. Die persoon moet je dan een geschreven volmacht meegeven. Je kan geen volmacht geven aan de syndicus. Het belang van de beslissingen van de algemene vergadering en de impact ervan op het dagelijks leven van de mede-eigenaars vragen een actieve deelname van iedereen.
WELKE DOCUMENTEN MOET JE MEENEMEN NAAR EEN ALGEMENE VERGADERING?
Je moet je identiteitsbewijs meenemen. Het is aangewezen om de statuten van de mede-eigendom mee te nemen of om die statuten tenminste nog eens na te lezen voor je naar de vergadering gaat.
KAN JE EEN PUNT TOEVOEGEN AAN DE AGENDA?
Elke mede-eigenaar kan (alleen of samen met andere mede-eigenaars) de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens drie weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, wordt het punt toegevoegd aan de agenda van de volgende algemene vergadering.
WIE ROEPT DE ALGEMENE VERGADERING SAMEN?
Normaal gezien roept de syndicus de gewone algemene vergadering bijeen. De syndicus organiseert ook een buitengewone algemene vergadering voor dringende beslissingen in het belang van de mede-
eigendom, zoals dringende onderhoudswerken. De algemene vergadering kan ook worden bijeengeroepen door een of meerdere mede-eigenaars die ten minste 1/5de van de aandelen in de gemene delen bezitten (indien de syndicus niet op hun verzoek om een vergadering te organiseren reageert) of door de vrederechter, op verzoek van een mede-eigenaar als de syndicus dit nalaat of weigert om de vergadering bijeen te roepen. Per uitzondering, als de mede-eigendom zonder syndicus zit (overlijden of ontslag), kunnen mede-eigenaars die minstens 1/5de van de aandelen hebben, evenals de raad van mede-eigendom of de voorzitter van de vorige algemene vergadering, een buitengewone vergadering bijeenroepen om een nieuwe syndicus aan te wijzen.
HOE WORD JE UITGENODIGD?
De uitnodigingen worden per aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De uitnodiging wordt normaal gesproken ten minste 15 dagen vóór de vergadering ontvangen.
WAT MOET ER IN DE UITNODIGING STAAN?
De uitnodiging vermeldt de plaats, de dag en het tijdstip en de agenda van de algemene vergadering. Alle schriftelijke voorstellen die op tijd werden ingediend door een mede-eigenaar moeten worden meegestuurd. De uitnodiging bevat ook de procedures voor raadpleging van alle belangrijke of nuttige documenten met betrekking tot de agendapunten.
WIE LEIDT DE VERGADERING?
Sedert 2010 wordt de vergadering geleid door een van de mede-eigenaars en niet langer door de syndicus, zoals vóór de wet vaak gebeurde.
AAN WELKE VOORWAARDEN MOET WORDEN VOLDAAN OPDAT DE BESLUITEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING GELDIG ZIJN?
Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij moeten samen tenminste de helft van de gemeenschappelijke delen bezitten. Als de aanwezigen minstens 3/4de van de gemeenschappelijke delen bezitten, dan zijn de beslissingen van de vergadering geldig, ook als niet de helft van de mede-eigenaars aanwezig is. Als bij een eerste algemene vergadering niet aan de voorwaarden wordt voldaan, dan kan een tweede algemene vergadering worden samengeroepen die kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars en ongeacht het aantal delen dat de aanwezigen vertegenwoordigen. Het is het aanwezigheidsquorum.
HOE VERLOOPT DE STEMMING IN DE ALGEMENE VERGADERING?
Voor gewone beslissingen is een volstrekte meerderheid nodig van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars, dus 50% plus één. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden niet meegeteld als uitgebrachte stemmen voor de berekening van de vereiste meerderheid. Belangrijke of gevoelige beslissingen vereisen een gekwalificeerde meerderheid van stemmen (2/3de van de stemmen of 80%) of zelfs eenparigheid van stemmen.
Bepaalde besluiten worden dus genomen met een gekwalificeerde meerderheid:
2/3de van de stemmen voor:
- de wijziging van de statuten van het gebouw met betrekking tot het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke delen. Bijvoorbeeld het plaatsen van kinderwagens of fietsen in de inkomhal;
- beslissingen inzake werken in de gemeenschappelijke ruimtes, zoals het verven van het trappenhuis of het vernieuwen van de elektriciteit (met uitzondering van wettelijk verplichte werken die een absolute meerderheid vereisen, of van gewoon onderhoud of dringend werk of kleine zaken die de syndicus kan beslissen zoals het vervangen van een schakelaar);
- beslissingen over het bedrag van de opdrachten en contracten vanaf hetwelk de mededinging verplicht moet spelen;
- beslissingen over werken in een privatief deel. Bijvoorbeeld werken aan terrassen om waterinsijpeling te vermijden in de gemeenschappelijke delen. Hiervoor is een bijzondere motivering nodig.
4/5de van de stemmen voor uitzonderlijke beslissingen zoals andere wijzigingen van de statuten, de wijziging van verdelingsregels voor de lasten, de wijziging van de bestemming van het gebouw (bijvoorbeeld een gedeelte wordt omgezet in kantoren), de aankoop van een onroerend goed (bijvoorbeeld een stuk land om de tuin uit te breiden) of de verdeling of het samenvoegen van delen alsook de afbraak en de volledige heropbouw van het gebouw omwille van de veiligheid of de hygiëne of wegens de buitensporige kost om het gebouw in orde te brengen, in verhouding tot zijn waarde.
Als de algemene vergadering besluit om werken uit te voeren, delen te kopen of te verkopen (met een 4/5de meerderheid van de stemmen), kan zij tegelijkertijd besluiten over te gaan tot de verdeling van nieuwe aandelen (duizendsten). Ook die beslissing vergt dezelfde gekwalificeerde meerderheid.
Eenparigheid van stemmen van alle mede-eigenaars (niet alleen de aanwezigen en vertegenwoordigden) is vereist in de algemene vergadering voor bijvoorbeeld het wijzigen van de verdeling van de aandelen in gemeenschappelijke delen. Als mede-eigenaars de lege stoel toepassen, gaat het, onder bepaalde voorwaarden, om eenparigheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars in de algemene vergadering. Er is echter beroep mogelijk.
HOE WEET JE WAT BESLIST IS IN DE ALGEMENE VERGADERING ALS JE NIET AANWEZIG WAS?
Er wordt een verslag opgesteld van de vergadering en dat moet aan alle mede-eigenaars worden toegestuurd binnen een maand na de vergadering. De beslissingen moeten worden ingeschreven in een register dat kan worden geraadpleegd op het adres waar de vereniging van mede-eigenaars zetelt.
WAT KAN JE DOEN ALS JE HET NIET EENS BENT MET DE BESLUITEN VAN DE ALGEMENE VERGADERING?
De besluiten van de algemene vergadering moeten door iedereen worden nageleefd. Als mede-eigenaar kan je bij de rechter een besluit van de algemene vergadering laten nietig verklaren. Een besluit kan onregelmatig zijn (een beslissing die de vergadering niet mocht nemen of waarvoor de correcte meerderheid niet werd behaald), kan bedrieglijk zijn (er was de bedoeling om iemand te misleiden, een belangrijk punt werd verzwegen) of er kan sprake zijn van misbruik (de beslissing is niet gerechtvaardigd door het gemeenschappelijke belang en veroorzaakt onevenredige schade). Het aanvechten van een beslissing van de algemene vergadering moet gebeuren binnen 4 maanden na de vergadering. Alle mede-eigenaars kunnen een beslissing van de algemene vergadering aanvechten, behalve als ze aanwezig waren en voor de beslissing hadden gestemd.
DE HUURDER PRAAT MEE
In sommige gevallen kan een huurder, die geen stem heeft in de algemene vergadering, aan de vrederechter vragen om een beslissing van de algemene vergadering of een bepaling uit het reglement van orde te wijzigen of nietig te verklaren. Die vraag moet worden voorgelegd binnen de drie maanden nadat de beslissing werd meegedeeld aan de huurder. De huurders hebben trouwens het recht om schriftelijk hun opmerkingen in te brengen inzake de gemeenschappelijke delen van het gebouw. De syndicus moet de huurders op de hoogte brengen van de datum van de algemene vergadering.
Het is mogelijk om aan de vrederechter te vragen om een beslissing van de algemene vergadering nietig te verklaren.
DE HANDEN UIT DE MOUWEN
Niet alle mede-eigenaars hebben dezelfde financiële mogelijkheden, dezelfde ideeën, dezelfde belangen. Het beheer en onderhoud van de gemeenschappelijke delen kunnen voor veel hoofdbrekens zorgen. Vergeet niet dat:
- je er belang bij hebt om mee te werken aan het onderhoud van de eigen eigendom en de gemeenschappelijke eigendom;
- je kan en moet mee beslissen. De structuren daarvoor zijn voorhanden: de algemene vergadering van mede-eigenaars, de raad van mede-eigendom;
- je mee verantwoordelijk bent voor de rekeningen en de solvabiliteit van de mede-eigendom.
BIJ CONFLICTEN
Om conflicten te vermijden of op te lossen, is in de eerste plaats dialoog tussen mede-eigenaars en bewoners aangeraden. Een gesprek lost niet alle problemen op en het resultaat is vooraf niet te voorspellen, maar het blijft aangeraden om het gesprek steeds open te houden. De andere bewoners zijn je buren, misschien wel voor het leven.
Weet ook dat de vrederechter de situatie minder goed kent dan jij en dat de rechter moet beslissen op basis van de feiten zoals hij die kent. De rechter formuleert een antwoord op de vragen die worden gesteld. Het is dus ook belangrijk dat de juiste vragen voorliggen. Daarom: als een conflict voor de vrederechter komt, heb je er alle belang bij om een beroep te doen op een advocaat. Dat is niet verplicht, maar een advocaat zal je helpen om de juiste vragen te stellen.
bron: Koning Boudewijnstichting - Op deze site kan u de gratis info brochure bestellen